Heb je ooit stil gestaan bij hoe wij hebben geleerd om samen te werken?
Dat doen we al vanaf onze geboorte en al snel beseffen we dat we hen nodig hebben om dingen gedaan te krijgen. Denk aan toen we nog babies waren. We vragen eerst om hulp omdat we het zelf niet kunnen, later omdat we inzien dat anderen beter kunnen zijn dan wij. In alle gevallen gaan we een samenwerking aan en die wordt meestal mogelijk gemaakt door elkaars nabijheid. Wanneer wij elkaar in de ogen kunnen kijken, slagen wij erin onze handelingen te coördineren. Het is ons instinct dat aangeeft dat samenwerking niet van een afstand kan gebeuren.
Nu hebben we een paar jaar meegemaakt dat we, gedwongen of niet, erin moesten slagen om de samenwerking op afstand voort te zetten. Onze intuïtie en ervaring heeft er voor gezorgd dat we al snel een oplossing hebben gevonden. Maar is het een optimale oplossing geweest?
Op een paar uitzonderingen na, verdrongen de mensen zich achter het scherm om de hele dag te Zoomen of te Team-en. De apotheose kwam aan het eind van de dag, toen de deelnemers e-mails over en weer begonnen te sturen over wat er met elkaar was besproken. Onze instincten, en de natuurlijke spaarzaamheid van onze hersenen, kwamen met een model dat enorm veel lijkt op wat we altijd gewend waren te doen. Het kost veel minder energie, dachten we. Het resultaat is dat we nu uitgeputte mensen hebben die liever nooit meer online werken, en superzelfstandige mensen die eigenlijk niet op kantoor willen komen.
Waarschijnlijk hadden we even stil moeten staan bij wat ons is overkomen, beter moeten begrijpen wat het betekent om in twee dimensies te leven, en opzoek gaan naar een oplossing dat de voordelen benut van digitale samenwerking.
Makkelijk om achteraf te zeggen, het huis stond wel in brand hoor! Maar we zijn nog niet te laat. Het kan nog steeds en het kan veel beter.
We kunnen beter leren om in twee dimensies te "zijn", we hebben er immers nog een bij gekregen. Het interessante van die nieuwe digitale dimensie is dat tijd en ruimte verschillend zijn. Je hoort mensen vaak zeggen asynchroon en gedistribueerd.... dan hebben ze het over tijd en ruimte.
In de fysieke wereld gebruiken we context om situaties aan te duiden, en daar stemmen we ons altijd op af. Stel dat ik in een keuken sta, dan kan ik verwachten dat gesprekken over koken gaan. Sta ik in dezelfde keuken, maar dan op een feestje, dan verwacht ik misschien ook dat de gesprekken gaan over de komende vakanties, of over de kinderen. Verbale en non-verbale signalen helpen me vooruit.
Wat online gebeurt, en daar zijn we helaas heel goed in, is dat de communicatie volledig uit zijn verband wordt gerukt. En koploper is mail! Op een vreemde manier zijn we erin geslaagd alle communicatie te proppen in tekstregels, onder elkaar geplaatst, met de titel als enige haakje. Je kunt wel zeggen dat al die regels de "to do" lijst zijn geworden van de meeste mensen om ons heen. De mail zelf is een bak met metadata die alleen maar ruis toevoegt, met daarin een kleine kern van inhoud. De boodschap. Ik heb mail gezien waar de inhoud minder is dan de helft van de disclaimer die in de voetnoot staat. Verder heeft mail nog andere uitdagingen. Het juiste bericht terugvinden, bijvoorbeeld. Het is een discipline die, naar mijn mening, een wereldkampioenschap verdient.
Ik ben dus geen fan van mail. De essentie is dat we informatie consumeren zonder bijhorende context, en we dwingen onze hersenen om steeds te moeten schakelen. Erg vermoeiend. Vind je het gek dat mensen uitgeput raken?
Dit is de fundamentele reden waarom digitale samenwerking het gevoel moet geven dat we in dezelfde context werken, en niet 'verloren' raken in een online vergadering of tussen de regels van een e-mail. Om dat mogelijk te maken, is het Working Apart Together-model gebaseerd op samenwerking in een duidelijke digitale omgeving. En die omgeving is je al bekent. Dat is een online community zoals je die van communities als Facebook of Linkedin kent, maar dan voor je bedrijf. Ze hebben het voordeel dat ze kunnen worden ingericht zoals je dat zelf wil. Niet voor niets noem ik ze ook het ‘online kantoor’. Ze geven context aan de digitale samenwerking.
Hoe?
Dat laat zich moeilijk in twee regels uitleggen. Ik help bedrijven digitale samenwerking vorm te geven door samen een proces te doorlopen dat aandacht geeft aan drie essentiële onderdelen. Ontwikkelen van de juiste mindset, nieuwe en aangepaste processen (her)definiëren en de juiste technologie inzetten.
Omdat veranderen niet makkelijk is, heb ik een aantal stappen omschreven voor het nemen van een beslissing. Wat die stappen zijn kun je lezen in deze post.
Verder zijn er nog een paar mogelijkheden.
Ik geef de Working Apart Together lezing ideaal om het gesprek te openen in je bedrijf of event. Ook ben ik een boek aan het schrijven dat eind van het jaar hopelijk voor je klaar staat in de winkels.
Mocht je meer willen lezen over digitale samenwerking raad ik je zeker aan om lid te worden van de community Local Minds, je bent van harte welkom.
Genoeg om uit te kiezen!