Over niet of veel minder e-mailen:
“Het contextualiseren van berichten zorgt voor veel meer relevantie en efficiëntie in het werk. En al die berichten komen niet meer in je mailbox terecht, tenzij daar een goede reden voor is.”

Uit Waar is je online kantoor? van Kristian Esser.

Ik heb al jaren een hekel aan e-mail, omdat het een ongeordende bak informatie is waar ik zelf maar van moet bekijken of ik er wat mee kan, wil of moet🙄 Kristian maakt in deze ene zin helder waarom dat is; in je inbox missen de meeste berichten context.

“Ja!” dacht ik meteen. Dat is het🎯 Ik moet gaan zoeken waar het bij hoort, met een beetje pech zelfs eerst nog waar het over gaat en kan dan pas inschatten wat het bericht voor mij betekent. Alleen lezen of is er ook wat te doen?

Als je online kantoor goed is ingericht heeft alles een logische plek, vindt communicatie plaats in de context van het onderwerp en is dat allemaal voor iedereen leesbaar en vindbaar (op basis van toegang, natuurlijk).

In zijn boek geeft Kristian je een helder beeld van hoe je hybride samenwerken goed vorm geeft. Dus ook waarom e-mail daar eerder een stoorzender dan een behulpzame tool voor is 😉

Wat wel helpt zijn goede afspraken, de goede tools en digitaal leiderschap van leidinggevenden en de community manager(s). Dat is minder vanzelfsprekend dan het misschien lijkt. Het succes van hydride samenwerken is voor een groot deel afhankelijk van voorbeeldgedrag. In mijn ervaring is en blijft dat een van de moeilijkste dingen in organisaties. Iedereen snapt wat het doet en toch is er bewust naar handelen bijna nooit vanzelfsprekend. Ik heb het boek nog niet helemaal uit, dus wie weet lees ik straks de oplossing 🙏🏻

Hoe dan ook; als je echt hybride wilt werken dan is dit boek een aanrader. Het geeft inzichten zodat je begrijpt wat goed digitaal samenwerken eigenlijk is. En het geeft je praktische handvatten om het slim in te richten.

Kristian rekent in 'Waar is je online kantoor?' af met het stereotype beeld dat echt samenwerken fysiek bij elkaar komen betekent. Sterker nog, verbinden en samenwerken kan op een heel aantal punten beter digitaal in een online community met een eigen digitale kantoor.

En om de vraag uit de titel te beantwoorden: waar is je online kantoor? Waar jij bent!

Omdat ik vanuit mijn vak geïnteresseerd ben in de veranderingen in het digitale landschap en wat dat voor effect dat heeft op organisaties, kijk ik altijd naar bronnen om daar informatie en inspiratie uit op te halen.

Twee boeken die recent mijn aandacht hadden getrokken, zijnThe Unicorn Project van Gene Kim en Waar is je online kantoor van Kristian Esser. Hoewel het eerste een fictief verhaal is en het tweede praktische tips en feitelijkheden bied, deelden ze een gemeenschappelijke kernboodschap: de kracht van mensen en samenwerking.

The Unicorn Project nam mij mee in een meeslepend verhaal over een team dat worstelde met technologische en organisatorische uitdagingen. Het benadrukte hoe cruciaal het was om niet alleen de juiste middelen en technologieën te hebben, maar ook om deze effectief te integreren en te adopteren. Het boek liet zien dat succes niet alleen afhing van tools, maar vooral van de mensen die ze gebruikten en hoe ze samenwerkten.

Aan de andere kant bood Waar is je online kantoor van Kristian Esser een praktische gids voor het navigeren door de moderne werkplek. Esser benadrukte dat, ondanks de overvloed aan digitale tools, de echte uitdaging lag in het verbinden van mensen en het creëren van een cultuur van samenwerking en adoptie. Zijn tips en inzichten waren gebaseerd op feitelijke ervaringen en boden een waardevolle aanvulling op de lessen uit The Unicorn Project.

Wat ik uit beide boeken haalde, was dat de sleutel tot succesvolle samenwerking niet alleen ligt in het hebben van de juiste middelen, maar vooral in hoe deze middelen worden ingezet en geadopteerd. Het gaat om het creëren van een omgeving waarin mensen zich verbonden voelden, waar ze effectief kunnen samenwerken en waar innovatie kon floreren.

Waar is je online kantoor? is een fascinerend werk dat me aan het denken heeft gezet over de moderne online werkplek. De inzichten en praktische tips die Kristian biedt, zijn zeer waardevol. Het boek voelt als een moderne tegenhanger op de kantoorbenaderingen zoals die vanuit de jaren ‘70 nog steeds worden geprojecteerd op het heden, zoals ook al beschreven in ‘Ons werk is stuk’ van Arjan Broere , Mark Meinema en Martijn Aslander

Het is dat dit boek al een tijdje verkrijgbaar is in de boekhandel. Maar Esser’s boek had hier zeker een apart, (heel) uitgebreid hoofdstuk van kunnen zijn. Chapeau!

Als privacy professional bekijk ik sommige aspecten vanuit een ander perspectief.
Niet zozeer vanuit de beperkingen van de AVG, maar vanuit de mogelijkheden die er zijn.

In een online kantooromgeving staat verbinding centraal, en ik begrijp dat voor het boek een andere benadering is gekozen om dit onderbelicht onderwerp aan te vliegen.
Toch zou ik willen benadrukken dat de kernprincipes en waarden van een bedrijf of instantie ook in deze omgeving aandacht verdienen. Vooral omdat het online kantoor kan dienen als een onboarding tool voor nieuwe medewerkers en een naslagwerk voor de huidige collega’s.
Het is cruciaal om dan principes en waarden te verankeren, juist in je online kantoor.

Het boek benoemt vele initiatieven voor verbeteringen en de voordelen daarvan. Onbewust hebben veel van die initiatieven een ‘privacy by design’ benadering. Jammer dat het niet expliciet is benoemd in het boek. Maar wellicht zit daar stiekem de kracht. Iets onbewust bewerkstelligen wat vaak als last wordt beschouwd en voelt als een zwaar en log onderwerp.

Bijvoorbeeld het scheiden van informatie en communicatie kan leiden tot een duidelijk beleid en dataminimalisatie, waardoor ook de kans op datalekken onbewust wordt verkleind.
Mensen zijn gewend hun spul op te slaan daar waar het binnenkomt. Dat werkt wellicht in een fysieke ruimte heel goed, maar digitaal wordt dat al snel een rommeltje.
Een ‘single source of truth’ biedt transparantie en consistentie.

Daarnaast is het vinden van informatie vaak makkelijker dan het zoeken ernaar. Zoals Martijn Aslander al meermaals succesvol heeft geciteerd: “It’s hard to make a difference if you can’t find your keys.” (Marylin Paul)

Al met al biedt het management boek ‘Waar is je online kantoor?’ een waardevolle kijk op de huidige manier van werken en samenwerken.

💡’Waar is je online kantoor’ is een boek dat lof verdiend en roept met name managers op tot kritische (zelf)reflectie.